نظام إدارة المراسلات والمذكرات الداخلية

التحدي

تنتشر الطلبات والمذكرات عبر البريد الإلكتروني والدردشة والورق. تتكرر الأرقام. الموافقات غير واضحة. تضيع المرفقات. لا يستطيع الموظفون تتبع من وافق على ماذا ومتى. تستغرق عمليات التدقيق أسابيع، ويتم مشاركة المعلومات الحساسة على نطاق واسع للغاية.

حلنا

مركز الرسائل والمذكرات والتعاميم الداخلية في نظام واحد. أنشئها وسجلها ووجهها ووافق عليها مع تحديد واضح للمسؤولية. خصص أرقامًا تلقائيًا. تحكم في الوصول حسب الوحدة والحساسية. احتفظ بالمحادثة الكاملة والمرفقات والقرارات في سجل واحد. ابحث واسترجع في ثوانٍ.

الفوائد الرئيسية

إنجاز أسرع بفضل القوالب الموحدة والتوجيه الواضح.
تقليل الأخطاء من خلال الترقيم التلقائي والتحكم في الإصدارات.
تحسين المساءلة من خلال الطوابع الزمنية والتعليقات وسجل الموافقة.
تقليل تسريب المعلومات الحساسة من خلال الوصول القائم على الأدوار.
عمليات تدقيق أسهل بفضل السجلات الكاملة والوثائق المرتبطة.

الميزات الرئيسية

قم بالتأليف والتسجيل

أنشئ مذكرات ورسائل ومنشورات من قوالب جاهزة. قم بتعيين رقم مراسلة ورموز مرجعية تلقائيًا. أضف الموضوع والكلمات المفتاحية والحالات ذات الصلة.

التوجيه والموافقات

أرسل إلى الأفراد أو الأدوار أو قوائم التوزيع. حدد تسلسل الموافقات أو الموافقات المتوازية. سجل التعليقات والموافقة النهائية. فوض المهام أثناء الإجازة.

تتبع الواردات والصادرات

سجل البريد الوارد والرسائل الممسوحة ضوئياً. سجل اسم المرسل وقناة الإرسال وتاريخ الاستلام. تتبع الشحنات الصادرة مع طريقة التسليم والإشعارات.

المرفقات والسجلات

أرفق الملفات والصور والمسح الضوئي. اربط بالمستندات المخزنة في نظام الأرشفة. احتفظ بسجل الإصدارات من خلال المقارنة والاستعادة.

الأمن والحساسية

صنّف العناصر على أنها سرية أو داخلية أو عامة. قيّد إمكانية الوصول إليها حسب القسم أو الفريق. احذف البيانات من المرفقات عند مشاركتها خارجياً.

قوالب وأوراق رسمية

استخدم التنسيقات المعتمدة للمذكرات والرسائل والمنشورات. أضف ترويسة وتذييلات رسمية. أدرج حقولاً ديناميكية للتواريخ والأرقام والمستلمين.

اتفاقيات مستوى الخدمة والتذكيرات

حدد مواعيد نهائية للمراجعة والرد. تذكيرات بالإجراءات المعلقة. تصعيد للعناصر المتأخرة.

البحث والاسترجاع

ابحث باستخدام الرقم، أو الموضوع، أو المرسل، أو المستلم، أو التاريخ، أو القسم، أو الوسوم. احفظ عمليات البحث المتكررة وثبّت المواضيع المهمة.

طباعة وإخراج ملفات PDF

أنشئ ملفات مطبوعة أو بصيغة PDF نظيفة تتضمن الغلاف وقائمة المرفقات وسجل الموافقة. أضف رمز الاستجابة السريعة أو رقم التعريف المرجعي للتحقق إذا لزم الأمر.

التكاملات

يمكنك الاتصال بنظام الأرشفة وإدارة سير العمل، وإدارة المهام، والبريد الإلكتروني، وإدارة الاجتماعات. كما يمكنك استخدام واجهات برمجة تطبيقات REST وخطافات الويب لتفعيل التحديثات.