نظام إدارة الجلسات والاجتماعات
التحدي
جداول أعمال الاجتماعات متناثرة. يتم تحديث الوثائق في اللحظة الأخيرة. التصويتات غير واضحة، وتتأخر المتابعات. يطلب المواطنون وأصحاب المصلحة سجلات تستغرق ساعات لتجميعها. تتعثر عمليات التحقق من الامتثال لعدم وجود مصدر موحد للمعلومات.
حلنا
خطط لجلسات المجلس واجتماعات اللجان، وأدرها، وسجلها في نظام واحد. أنشئ جداول الأعمال مع التحكم في الإصدارات. وزّع الملفات على الأعضاء. سجّل الحضور والاقتراحات والتصويتات في الوقت الفعلي. تابع القرارات حتى إنجازها مع تحديد المسؤولين عنها ومواعيد استحقاقها. انشر المحاضر والقرارات المعتمدة بنقرة واحدة للطباعة.
الفوائد الرئيسية
- قم بإعداد جداول الأعمال بشكل أسرع باستخدام القوالب والتعديلات المُتحكَّم بها.
- حافظ على توافق الأعضاء من خلال حزمة واحدة يتم تحديثها تلقائيًا.
- سجل الأصوات والحضور بدقة للحصول على محاضر دقيقة.
- تأكد من متابعة الإجراءات المحددة وإرسال التذكيرات.
- توفير الشفافية العامة من خلال نشر محاضر الاجتماعات والقرارات.
-
الميزات الرئيسية
أداة إنشاء جدول الأعمال والحزم
أنشئ نماذج جداول أعمال للجلسات الدورية. أرفق المستندات والملفات الداعمة. أنشئ حزمة واحدة للأعضاء وحافظ على تحديثها باستمرار.
الحضور، والاقتراحات، والتصويتات
سجّل الحضور عند الوصول. دوّن المقترحات مع مُقدّمها ومؤيّدها. سجّل الأصوات بالاسم أو بالعدد. احفظ النتيجة الرسمية فوراً.
محضر الاجتماع والقرارات
قم بإعداد مسودات محاضر الاجتماع أثناء سير الاجتماع. اربط بنود جدول الأعمال بالنص النهائي والمرفقات. أنشئ وثائق القرارات جاهزة للطباعة أو بصيغة PDF.
تتبع الإجراءات والمتابعات
أنشئ إجراءات بناءً على القرارات. عيّن مسؤولين ومواعيد استحقاق. أرسل تذكيرات وتابع الإنجاز. اعرض العناصر المتأخرة في لوحات المعلومات.
الجدولة والإشعارات
انشر دعوات التقويم والإعلانات العامة. أرسل تذكيرات للأعضاء تتضمن روابط جدول الأعمال وروابط تحميل الملفات.
إدارة المستندات والبحث فيها
احفظ جميع جداول الأعمال والمحاضر والقرارات في مكان واحد. ابحث حسب التاريخ أو نوع الاجتماع أو البند أو الكلمة المفتاحية. احتفظ بسجل الإصدارات.
بوابة عامة (اختياري)
نشر محاضر الجلسات والقرارات المعتمدة لإتاحتها للجمهور. توفير خاصية البحث وفلاتر بسيطة عبر الجلسات.
التكاملات
الاتصال بنظام الأرشفة وإدارة المهام والبريد الإلكتروني. تصدير إلى PDF و CSV.
الأمن والحوكمة
نظام الوصول القائم على الأدوار وتسجيل الأنشطة لضمان المساءلة. فصل واضح بين الصياغة والموافقة والنشر.
إمكانية الوصول واللغات
يمكن الوصول إلى آراء الأعضاء والجمهور بسهولة، كما أنها متوافقة مع الأجهزة المحمولة. النسخة الإنجليزية متوفرة عند الإطلاق. يتوفر دعم متعدد اللغات كترقية عند الحاجة.
من يستخدمه؟
أمانة المجلس وموظفوه، ومنسقو اللجان، والأعضاء المنتخبون، والفرق القانونية وفرق الامتثال، وفرق الاتصالات المسؤولة عن الإشعارات والسجلات العامة.