نظام إدارة العمل الإضافي

التحدي

تصل طلبات العمل الإضافي عبر البريد الإلكتروني وتطبيقات المحادثة، بينما قد تُطبّق السياسات بصورة غير متسقة، وتتأخر عمليات الاعتماد. كما قد لا تتطابق كشوف ساعات العمل مع سجلات الحضور والانصراف، مما يؤدي إلى تراكم تصحيحات الرواتب. وتواجه الإدارات كذلك صعوبة في وضوح الموازنات وإجراء عمليات التدقيق بكفاءة.

الحل

يوفر النظام سير عمل موحدًا لتخطيط العمل الإضافي واعتماده وتسويته ماليًا. ويتيح توحيد نماذج الطلبات وقواعد السياسات، وتوجيه طلبات الاعتماد إلى المديرين المعنيين، ومطابقة الساعات المعتمدة مع سجلات الحضور والانصراف، وإرسال ملخصات دقيقة إلى نظام الرواتب، مع الاحتفاظ بسجل متكامل لجميع العمليات لأغراض المراجعة والتدقيق.

المزايا الرئيسية

تقليل الأخطاء من خلال قواعد واضحة، وحدود معتمدة، وحقول إلزامية.
تسريع عمليات الاعتماد من خلال توجيه الطلبات وفق الفريق أو المشروع أو الحدود المالية.
تعزيز الرقابة على التكاليف من خلال الموازنات والحدود القصوى وإجمالي الساعات والتكاليف بشكل فوري.
رفع دقة معالجة الرواتب من خلال مطابقة الساعات الإضافية المعتمدة مع ساعات الحضور الفعلية.
تسهيل عمليات التدقيق من خلال إدارة الصلاحيات وفق الأدوار والاحتفاظ بسجلات نشاط متكاملة.

المزايا والوظائف الرئيسية

طلب العمل الإضافي وجدولته

توفير نماذج منظمة لطلبات العمل الإضافي المخطط وغير المخطط، مع تسجيل سبب الطلب، والمشروع، والموقع، وتفاصيل الوردية، ودعم الطلبات الجماعية والطلبات المتكررة.

قواعد السياسات والحدود

تطبيق قواعد مختلفة وفقًا للدور الوظيفي، والدرجة الوظيفية، والجهة أو النقابة المهنية، والمشروع، مع تحديد الحدود القصوى للعمل الإضافي يوميًا وأسبوعيًا وخلال الفترات المحددة، ووضع علامة على الطلبات غير المتوافقة مع السياسات لإخضاعها للمراجعة.

الاعتمادات والحدود

اختيار أصحاب صلاحيات الاعتماد تلقائيًا بناءً على قيمة الطلب والفريق والمشروع، مع دعم الاعتماد المتتابع أو المتوازي، وإمكانية تفويض الصلاحيات أثناء فترات الغياب.

مطابقة الحضور والانصراف

استيراد بيانات الحضور من أنظمة البصمة أو أنظمة جداول المناوبات، ومطابقة طلبات العمل الإضافي المعتمدة مع ساعات العمل الفعلية، مع إبراز الفروقات التي تتطلب التصحيح.

متابعة التكاليف والموازنات

متابعة الساعات المعتمدة والمنفذة والمدفوعة مقارنةً بالموازنات، مع عرض الإجماليات حسب الإدارة والمشروع، وإمكانية تصدير الملخصات إلى الإدارة المالية.

التصدير إلى نظام الرواتب

إنشاء ملفات صرف العمل الإضافي وفق دورات الرواتب، مع تطبيق معدلات مختلفة لأيام العمل وأيام العطلات الأسبوعية والعطلات الرسمية، وإرسال ملفات دقيقة إلى نظام الرواتب دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات يدويًا.