إكسباند درايف
(نظام إدارة الملفات)
التحدي
تتوزع الملفات في مواقع متعددة، وتتزايد المرفقات عبر البريد الإلكتروني، وتتداخل إصدارات الملفات، بينما تكون صلاحيات الوصول غير واضحة ولا يتم تتبع الأنشطة بشكل كافٍ. ونتيجة لذلك، تهدر فرق العمل وقتًا طويلًا في البحث عن الملفات، وتصبح عملية الالتزام بالسياسات والمتطلبات التنظيمية أكثر تعقيدًا.
الحل
نظام آمن لإدارة الملفات مصمم لفرق العمل التي تحتاج إلى وضوح وتحكم أكبر. يتيح تخزين الملفات وتنظيمها ومشاركتها في مكان واحد، مع توفير صلاحيات دقيقة وسجل متكامل للأنشطة. كما يوفر إمكانات بحث متقدمة، وإدارة واضحة للإصدارات، ومشاركة سهلة وآمنة تراعي الأدوار الوظيفية وسياسات الاحتفاظ بالملفات.
المزايا الرئيسية
- العثور على الملفات بسرعة من خلال البحث الموحد والمرشحات المتقدمة.
- ضمان التحكم المناسب في الملفات من خلال إدارة الوصول وفقًا للأدوار الوظيفية.
- الحد من إعادة العمل من خلال سجل واضح لإصدارات الملفات وإمكانية قفل الملفات.
- تعزيز المساءلة من خلال سجلات النشاط والتنبيهات.
- مشاركة الملفات بأمان من خلال روابط محددة الصلاحية وقيود التنزيل.
-
المزايا والوظائف الرئيسية
المجلدات المنظمة والصلاحيات
إنشاء مساحات مخصصة للإدارات والمشاريع، وتحديد الأدوار على مستوى المجلدات، مع إمكانية توريث الصلاحيات أو تخصيصها وفقًا للحاجة.
المشاركة الآمنة
إنشاء روابط للعرض أو التنزيل مع تحديد مدة الصلاحية وإضافة خيارات لحماية الروابط بكلمة مرور. وإمكانية إلغاء الوصول بنقرة واحدة، مع تتبع الأشخاص الذين قاموا بعرض الملفات أو تنزيلها.
إدارة الإصدارات
إنشاء إصدارات تلقائية عند رفع الملفات، مع إمكانية إضافة التعليقات، ومقارنة الإصدارات، واستعادة النسخ السابقة. كما يمكن قفل الملفات أثناء إجراء التعديلات عليها.
البحث والتصفية
البحث في النصوص الكاملة لأسماء الملفات ومحتوياتها وبياناتها الوصفية، مع إمكانية التصفية حسب المسؤول، والتاريخ، ونوع الملف، والوسوم. كما يمكن حفظ عمليات البحث المتكررة لتسهيل الوصول إليها لاحقًا.
النشاط وسجل التدقيق
معرفة من قام بكل إجراء ومتى تم تنفيذه. حيث يتم تسجيل عمليات عرض الملفات وتعديلها ومشاركتها وحذفها لأغراض المراجعة والتدقيق.
الوصول عبر أجهزة سطح المكتب والهواتف المحمولة
رفع الملفات من أجهزة الكمبيوتر، ومسح المستندات ضوئيًا باستخدام الأجهزة المحمولة، ومعاينة الصيغ الشائعة مباشرة من خلال المتصفح. كما يدعم السحب والإفلات لتنفيذ العمليات الجماعية.
دعم الملفات الكبيرة
التعامل بكفاءة وموثوقية مع الملفات الكبيرة ومجموعات الملفات، مع إمكانية استئناف عمليات الرفع التي انقطعت، وتنفيذ معالجة الخلفية لإنشاء المعاينات.
ضوابط الحوكمة
تطبيق سياسات الاحتفاظ بالملفات، وتعليق الإجراءات على مجلدات محددة، وتحويل الملفات إلى حالات مؤرشفة عند اكتمال المشاريع.
التكامل وواجهات برمجة التطبيقات
توفير واجهات REST للربط مع البريد الإلكتروني وأنظمة المشتريات وأنظمة إدارة الحالات، مع دعم تسجيل الدخول الموحد عند توفره.
من يستخدمه؟
فرق الإدارات التي تتشارك ملفات العمل، وموظفو إدارة السجلات الذين يحتاجون إلى التحكم في صلاحيات الوصول، ومديرو المشاريع المسؤولون عن تنسيق الوثائق، وفرق تقنية المعلومات التي تتطلب إمكانية تتبع الأنشطة وإجراء عمليات التدقيق.