نظام إدارة المشتريات
التحدي
تصل الطلبات عبر البريد الإلكتروني. المواصفات غير متسقة. الموافقات تتأخر. يصعب مقارنة الموردين. الأسعار تختلف عن العقود. تفشل عمليات المطابقة الثلاثية وتستغرق عمليات التدقيق أسابيع. تقوم الفرق بنسخ جداول البيانات القديمة على أمل أن تكون محدثة.
حلنا
نظام متكامل لإدارة عمليات الدفع. تسجيل الطلبات باستخدام نماذج منظمة. إدارة طلبات عروض الأسعار أو طلبات تقديم العروض مع نظام تقييم واضح. الموافقة على الميزانيات قبل إصدار أوامر الشراء. إنشاء العقود والكتالوجات. إرسال أوامر الشراء، واستلام البضائع، ومطابقة الفواتير مع عمليات التسليم. الاحتفاظ بسجل تدقيق كامل وسجل الموردين في مكان واحد.
الفوائد الرئيسية
- خفض التكاليف من خلال طلبات عروض الأسعار التنافسية وأسعار العقود.
- تقليل وقت دورة الطلب إلى أمر الشراء.
- تقليل الأخطاء من خلال القوالب والحدود والفحوصات الآلية.
- تحسين الالتزام بفصل المهام وسجلات التدقيق.
- رؤية واضحة للإنفاق حسب القسم والفئة والمورد.
-
الميزات الرئيسية
الاستلام والطلبات
نماذج منظمة للسلع والخدمات. الحقول والمرفقات المطلوبة. التوجيه التلقائي حسب الفئة أو المبلغ أو القسم.
الموافقات ومراجعات الميزانية
سلاسل موافقة قابلة للتخصيص. عمليات تدقيق مسبقة للميزانية مقابل مراكز التكلفة والمشاريع. قواعد وتفويض قائم على العتبات.
إدارة طلبات عروض الأسعار وطلبات تقديم العروض
أنشئ فعاليات تتضمن بنودًا ومواصفات وتواريخ. ادعُ الموردين. اجمع العروض في بوابة الموردين. خيارات مفتوحة أو مغلقة. قيّم بناءً على السعر ومعايير أخرى. صدّر محاضر الجلسة الافتتاحية ونتائج التقييم.
إدارة الموردين والعقود
ملفات تعريف الموردين، والوثائق، ومؤشرات الأداء الرئيسية. مستودع العقود الذي يتضمن الشروط والأسعار وتنبيهات انتهاء الصلاحية. كتالوجات للأصناف والأسعار المعتمدة.
أوامر الشراء والتغييرات
إنشاء أوامر شراء من الطلبات أو الأحداث المعتمدة. إرسالها إلكترونياً إلى الموردين. إدارة أوامر التغيير مع سجل الإصدارات.
استقبال ومباراة ثلاثية
سجّل الإيصالات أو قم بدمجها مع نظام إدارة المستودعات. طابق الفاتورة مع أمر الشراء والإيصال. ضع علامة على الاستثناءات للمراجعة.
الفواتير والمدفوعات
استخرج الفواتير إلكترونياً. تحقق من الضرائب والمجاميع. أرسلها للموافقة. أرسلها إلى قسم المالية للتسجيل والدفع.
تحليلات الإنفاق ولوحات المعلومات
استعرض الإنفاق حسب الفئة والمورد والقسم. تتبع وقت الدورة والوفورات. راقب تغطية العقد والإنفاق خارج نطاق العقد.
التكاملات
الربط مع الشؤون المالية، وأنظمة إدارة المستودعات، والصيانة، والأرشفة. واجهات برمجة تطبيقات REST وخطافات الويب لتبادل البيانات.
الأمن والحوكمة
نظام وصول قائم على الأدوار يشمل أدوار مقدم الطلب، والمشتري، والموافق، والمدقق. تسجيل الأنشطة وقواعد الاحتفاظ بها.
إمكانية الوصول واللغات
متوافق مع أجهزة الكمبيوتر المكتبية والهواتف المحمولة. اللغة الإنجليزية متوفرة عند الإطلاق. يتوفر دعم متعدد اللغات كترقية عند الحاجة.
من يستخدمه؟
رؤساء أقسام المشتريات والمشترين، ومقدمو الطلبات والموافقون من الأقسام، والفرق المالية، وفرق المستودعات والاستلام، والمدققون، والموردون من خلال البوابة الإلكترونية.