نظام إدارة المشتريات

تصل طلبات الشراء عبر البريد الإلكتروني، وتختلف المواصفات من طلب إلى آخر، بينما تتعطل إجراءات الاعتماد وتتسم مقارنة الموردين بالصعوبة. كما قد تختلف الأسعار عن الأسعار المتفق عليها في العقود، وتتعثر عمليات المطابقة الثلاثية، وقد تستغرق عمليات التدقيق أسابيع. وفي كثير من الأحيان، تعتمد الفرق على نسخ قديمة من جداول البيانات على أمل أن تكون بياناتها محدثة.

يوفر النظام منظومة متكاملة لدورة المشتريات من طلب التوريد وحتى السداد (Source-to-Pay). تبدأ العملية باستقبال الطلبات من خلال نماذج منظمة، ثم تنفيذ طلبات عروض الأسعار (RFQ) أو طلبات تقديم العروض (RFP) وفق معايير تقييم واضحة.
كما يتيح اعتماد الموازنات قبل إصدار أوامر الشراء، وإنشاء العقود وقوائم الأصناف والأسعار المعتمدة، وإرسال أوامر الشراء إلى الموردين، وتسجيل استلام الأصناف، ومطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وعمليات الاستلام. ويحتفظ النظام بسجل تدقيق متكامل وتاريخ شامل للموردين ضمن منصة موحدة.