نظام إدارة المهام
التحدي
تصل الأعمال والطلبات من مصادر متعددة، مثل البريد الإلكتروني والمحادثات والاجتماعات والمراجعات المباشرة، مما يؤدي إلى فقدان بعض الطلبات وعدم وضوح المواعيد النهائية وتعثر عمليات تسليم المهام بين الموظفين والإدارات. كما يواجه المديرون صعوبة في الاطلاع على حجم العمل وحالة المهام، مما يؤدي إلى تأخر الإنجاز ويجعل عمليات التدقيق والمراجعة أكثر تعقيدًا.
الحل
منصة موحدة لتسجيل الأعمال والمهام وإسنادها ومتابعة إنجازها. تتيح إنشاء المهام من النماذج الإلكترونية والبريد الإلكتروني وقرارات الاجتماعات وطلبات المواطنين، مع تحديد المسؤولين والمواعيد النهائية والأولويات.
كما تتيح متابعة تقدم العمل من خلال القوائم واللوحات والتقويمات، واستخدام التذكيرات ومؤقتات اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، مع الاحتفاظ بسجل منظم للتعليقات والملفات والقرارات.
كما تتيح متابعة تقدم العمل من خلال القوائم واللوحات والتقويمات، واستخدام التذكيرات ومؤقتات اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، مع الاحتفاظ بسجل منظم للتعليقات والملفات والقرارات.
المزايا الرئيسية
- وضوح المسؤوليات والالتزام بالمواعيد من خلال تحديد المواعيد النهائية والتذكيرات.
- الحد من الفوضى التشغيلية من خلال توفير قائمة عمل موحدة لكل فريق وإتاحة رؤية مشتركة عبر الإدارات.
- تسريع تسليم المهام بين الفرق من خلال القوالب وتحديد الاعتماديات بين المهام.
- تسهيل عمليات التدقيق والمراجعة من خلال سجلات الأنشطة وربط المهام بالوثائق ذات الصلة.
- تحسين التخطيط من خلال لوحات المعلومات التي توضح حجم العمل ومعدلات الإنجاز.
-
المزايا والوظائف الرئيسية
تسجيل المهام واستقبال الطلبات
إنشاء المهام من نماذج الويب، والبريد الإلكتروني، وقرارات الاجتماعات، وطلبات المواطنين، مع تصنيف المهام تلقائيًا وفق الفئة والموقع.
الإسناد وتحديد الأولويات
إسناد المهام إلى المسؤولين وتحديد المتابعين، وتحديد الأولويات والمواعيد النهائية، وإضافة التصنيفات والحقول المخصصة لأغراض إعداد التقارير.
واجهات عرض مناسبة لكل فريق
التنقل بين عرض القائمة ولوحة Kanban والتقويم، مع إمكانية تجميع المهام حسب المسؤول أو الحالة أو الإدارة، وحفظ واجهات العرض ومشاركتها.
التذكيرات واتفاقيات مستوى الخدمة
تحديد التذكيرات وقواعد التصعيد، واستخدام مؤقتات SLA للمهام الحساسة زمنيًا، مع إظهار المهام المتأخرة تلقائيًا.
القوالب والمهام الدورية
إنشاء قوالب لسير العمل المتكرر، وإعداد مهام دورية للفحوصات والمراجعات وعمليات التحقق الشهرية.
التعاون وإدارة الملفات
إتاحة سلاسل التعليقات مع الإشارة إلى الموظفين المعنيين، وإرفاق الملفات وربطها بالسجلات ذات الصلة، مع تتبع التعديلات والاحتفاظ بسجل إصدارات الملفات.
الاعتماديات والاعتمادات
تحديد الاعتماديات بين المهام، ومنع بدء المهمة أو إتمامها قبل استيفاء المتطلبات السابقة، مع دعم خطوات الاعتماد البسيطة عند الحاجة.
التقارير ولوحات المعلومات
متابعة المهام المفتوحة والمغلقة، ومعدل الإنجاز، ومتوسط مدة دورة العمل، مع إمكانية التصفية حسب الفريق أو الفئة أو الأولوية، وتصدير التقارير بصيغتي CSV وPDF.
التكامل
إنشاء المهام مباشرة من نظام إدارة الجلسات والاجتماعات، وربطها بأنظمة المشتريات والأرشفة والبريد الإلكتروني، مع دعم Webhooks لاستقبال المحفزات من الأنظمة الخارجية.
الأمان والحوكمة
إدارة الوصول وفقًا للأدوار الوظيفية، وتسجيل الأنشطة، وتطبيق قواعد الاحتفاظ بالسجلات، مع الفصل الواضح بين صلاحيات مقدم الطلب والمسؤول عن التنفيذ والجهة المعتمدة.
الأجهزة المحمولة وسهولة الوصول
واجهة متوافقة مع الأجهزة المحمولة لتلبية احتياجات الفرق الميدانية، مع توفير تسميات واضحة وعناصر تنقل باستخدام لوحة المفاتيح ضمن أدوات الموظفين.
من يستخدمه؟
الإدارات البلدية، وفرق العمليات وإدارة المرافق، ومديرو المشاريع، والموظفون الإداريون، والمشرفون، وفرق خدمات تقنية المعلومات التي تحتاج إلى رؤية واضحة للأعمال وتعزيز المساءلة.