نظام إدارة
المطالبات المالية
التحدي
تصل المطالبات المالية عبر البريد الإلكتروني والمستندات الورقية، بينما قد تكون السياسات والإجراءات غير واضحة، مما يسمح بمرور المطالبات المكررة. كما تستغرق عمليات الاعتماد وقتًا طويلًا وتتأخر التسويات، في حين تضطر الفرق المالية إلى متابعة الإيصالات والمستندات، مع افتقار الإدارة إلى رؤية موحدة للالتزامات المالية. وتصبح عمليات التدقيق بطيئة وأكثر عرضة للأخطاء.
الحل
يوفر النظام سير عمل منضبطًا ومتكاملًا لإدارة جميع المطالبات المالية، بدءًا من تقديم المطالبة والتحقق منها، مرورًا بالاعتماد، ووصولًا إلى التسوية، ضمن منصة موحدة.
يتيح النظام توحيد أنواع المطالبات والسياسات المرتبطة بها، والتحقق تلقائيًا من التكرار والحدود المالية وتوفر الموازنات، وتوجيه المطالبات إلى أصحاب الصلاحية المناسبين للاعتماد. كما يمكن إرفاق الإيصالات والمستندات الداعمة مع الاحتفاظ بسجل تدقيق متكامل، وإرسال البيانات إلى الأنظمة المالية دون الحاجة إلى إعادة إدخالها يدويًا.
يتيح النظام توحيد أنواع المطالبات والسياسات المرتبطة بها، والتحقق تلقائيًا من التكرار والحدود المالية وتوفر الموازنات، وتوجيه المطالبات إلى أصحاب الصلاحية المناسبين للاعتماد. كما يمكن إرفاق الإيصالات والمستندات الداعمة مع الاحتفاظ بسجل تدقيق متكامل، وإرسال البيانات إلى الأنظمة المالية دون الحاجة إلى إعادة إدخالها يدويًا.
المزايا الرئيسية
- تسريع تسوية المطالبات من خلال استقبال الطلبات وفق نماذج منظمة وتوجيهها تلقائيًا إلى الجهات المختصة.
- تقليل الأخطاء من خلال تطبيق قواعد السياسات، والتحقق من المطالبات المكررة، وإلزام المستخدمين بالبيانات المطلوبة.
- تعزيز الرقابة على الإنفاق من خلال ربط المطالبات بالموازنات والحدود المالية ومستويات الاعتماد وفقًا للقيمة.
- تعزيز المساءلة والشفافية من خلال إدارة الصلاحيات وفق الأدوار والاحتفاظ بسجلات تدقيق متكاملة.
- توفير رؤية فورية للمطالبات من حيث المطالبات القائمة، ومدة دورة المعالجة، والمبالغ المستحقة والمخصصات المالية.
-
المزايا والوظائف الرئيسية
الاستقبال الموحد للمطالبات
توفير نماذج إلكترونية للموظفين والإدارات والموردين، مع نماذج مخصصة لمطالبات السفر، والنفقات النثرية، ومطالبات الموردين، ومصروفات المشاريع، إضافةً إلى إمكانية الرفع الجماعي للمطالبات السابقة.
قواعد السياسات والتحقق
تحديد الحدود المالية حسب نوع المطالبة أو الدور الوظيفي أو المشروع أو الإدارة، والتحقق تلقائيًا من الإيصالات والتواريخ والقيم المالية، مع اكتشاف المطالبات المكررة والطلبات غير المتوافقة مع السياسات المعتمدة.
الاعتمادات والحدود
إعداد مسارات اعتماد قابلة للتكوين، سواء بشكل متتابع أو متوازٍ، مع اختيار أصحاب الصلاحية تلقائيًا وفق قيمة المطالبة أو مركز التكلفة أو المشروع، وإتاحة تفويض الصلاحيات أثناء فترات الغياب.
الموازنات وضوابط التكاليف
التحقق من توفر الموازنات والالتزامات المالية قبل الاعتماد، مع إمكانية تعليق المطالبات أو تقسيمها عند تجاوز الحدود المعتمدة، وربط كل مطالبة بالمشروع ومركز التكلفة المعني.
الإيصالات والمستندات
رفع الإيصالات والفواتير والمستندات الداعمة، مع استخدام تقنية التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج البيانات الأساسية وتقليل الإدخال اليدوي، وإمكانية ربط المستندات الداعمة مباشرةً بنظام الأرشفة.
التسوية والمدفوعات
إحالة المطالبات المعتمدة إلى إجراءات السداد، مع إمكانية تصديرها إلى النظام المالي أو تشغيل عمليات الدفع، ومتابعة حالتها بدقة، مثل: قيد الانتظار، مدفوعة، مرفوضة، أو معادة لاستكمال المعلومات.
بوابات الموردين والموظفين — اختيارية
تمكين مقدمي المطالبات من متابعة حالة طلباتهم، ومعالجة الملاحظات أو النواقص، وتحديث البيانات المصرفية بصورة آمنة.
التقارير ولوحات المعلومات
عرض المطالبات المفتوحة مقابل المطالبات التي تمت تسويتها، ومتوسط مدة المعالجة، وأعمار المطالبات، والفئات الأكثر استخدامًا، ونسب المطالبات غير المتوافقة مع السياسات، مع إمكانية تصدير التقارير بصيغتي CSV وPDF لأغراض الإقفال المالي والتدقيق.
التكامل
التكامل مع أنظمة المشتريات، والأنظمة المالية وتخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وأنظمة الرواتب، وأنظمة الأرشفة، مع توفير واجهات REST API وWebhooks لدعم ترحيل البيانات وإجراءات المطابقة والتسوية.
الأمان والحوكمة
إدارة الوصول وفقًا للأدوار، وتسجيل جميع الأنشطة، والاحتفاظ بسجل غير قابل للتلاعب للتغييرات التي تطرأ على المطالبات، مع تطبيق سياسات الاحتفاظ بالبيانات وإخفاء البيانات الحساسة عند الحاجة.
سهولة الاستخدام ودعم اللغات
واجهة متوافقة مع أجهزة الحاسوب والأجهزة المحمولة، مع دعم اللغة الإنجليزية عند الإطلاق، وإمكانية إضافة دعم اللغات المتعددة عند الحاجة.
من يستخدمه؟
فرق الشؤون المالية والحسابات الدائنة، ومديرو الإدارات وأصحاب صلاحيات الاعتماد، والموظفون والموردون مقدمو المطالبات، والمدققون، ومسؤولو الرقابة المالية على المشاريع.