نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة سير العمل
التحدي
يُبطئ استخدام الورق الخدمة، وتضيع الملفات، وتتعدد النسخ، ويقضي الموظفون ساعات في البحث، وتتعثر عمليات التدقيق بسبب نقص السجلات وعدم وضوح الموافقات، ويزداد خطر عدم الامتثال لعدم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالوثائق.
حلنا
نظام واحد لالتقاط المستندات وتنظيمها والموافقة عليها والبحث عنها بسرعة. مسح ضوئي أو استيراد بكميات كبيرة. تطبيق تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والبيانات الوصفية وقواعد الاحتفاظ بالبيانات عند التقاطها. توجيه المستندات للمراجعة مع تحديد واضح للمسؤولية والطوابع الزمنية. التحكم في الوصول من خلال الأدوار. الاحتفاظ بسجل تدقيق كامل لكل إجراء. استرجاع أي سجل في ثوانٍ.
الفوائد الرئيسية
- تقليل وقت الاسترجاع باستخدام البحث في النص الكامل والفلاتر الدقيقة.
- انخفاض المخاطر مع الاحتفاظ الإلزامي، والحفظ القانوني، وسجلات التدقيق.
- موافقات أسرع من خلال سير العمل القابل للتكوين وتذكيرات اتفاقيات مستوى الخدمة.
- أخطاء أقل مع البيانات الوصفية المنظمة والتحكم في الإصدارات.
- تحديد واضح لملكية الوثائق والإجراءات بين مختلف الأقسام.
-
الميزات الرئيسية
الاستحواذ والابتلاع
المسح الضوئي من الطابعات متعددة الوظائف والماسحات الضوئية المكتبية. استيراد البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة والأرشيفات القديمة. استيراد مجمع مع خرائط CSV. التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) للنصوص القابلة للبحث.
البيانات الوصفية والفهرسة
التحكم في الوصول والأذونات
الاحتفاظ والامتثال
سير العمل والموافقات
البحث والاسترجاع
إدارة الإصدارات والسجلات
التكاملات وواجهات برمجة التطبيقات
التقارير وسجلات الأنشطة
