نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة سير العمل
التحدي
تؤدي المعاملات الورقية إلى إبطاء تقديم الخدمات، وفقدان الملفات، وتعدد إصدارات الوثائق. ويقضي الموظفون ساعات طويلة في البحث عن المستندات، بينما تتعطل عمليات التدقيق بسبب عدم اكتمال السجلات وعدم وضوح إجراءات الاعتماد. كما تزداد مخاطر عدم الامتثال نتيجة عدم تطبيق سياسات الاحتفاظ بالوثائق وفقًا للمدد والقواعد المعتمدة.
الحل
نظام موحد لالتقاط الوثائق وتنظيمها واعتمادها واسترجاعها بسرعة. يتيح مسح الوثائق ضوئيًا أو استيرادها بكميات كبيرة، وتطبيق تقنية التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) والبيانات الوصفية وقواعد الاحتفاظ بالوثائق منذ لحظة إدخالها إلى النظام.
كما يتيح توجيه الوثائق للمراجعة مع تحديد المسؤوليات وتسجيل الطوابع الزمنية بوضوح، والتحكم في صلاحيات الوصول وفقًا للأدوار الوظيفية، مع الاحتفاظ بسجل تدقيق متكامل لجميع الإجراءات. ويمكن استرجاع أي سجل خلال ثوانٍ.
المزايا الرئيسية
- تقليل وقت استرجاع الوثائق من خلال البحث في النصوص الكاملة واستخدام المرشحات الدقيقة.
- الحد من مخاطر عدم الامتثال من خلال تطبيق سياسات الاحتفاظ بالوثائق، والتعليق القانوني على السجلات، وسجلات التدقيق.
- تسريع عمليات الاعتماد من خلال مسارات عمل قابلة للتهيئة، وتذكيرات بمستويات اتفاقية الخدمة (SLA).
- تقليل الأخطاء من خلال البيانات الوصفية المنظمة وإدارة إصدارات الوثائق.
- تحديد واضح لمسؤولية الوثائق والإجراءات عبر مختلف الإدارات.
-
المزايا والوظائف الرئيسية
التقاط الوثائق وإدخالها
مسح الوثائق من أجهزة الطباعة متعددة الوظائف (MFP) والماسحات المكتبية. واستيراد الوثائق من البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة والأرشيفات القديمة. كما يتيح الاستيراد الجماعي باستخدام خرائط ملفات CSV، وتطبيق تقنية OCR لتحويل محتوى الوثائق إلى نص قابل للبحث.
البيانات الوصفية والفهرسة
التحكم في الوصول والصلاحيات
الاحتفاظ بالوثائق والامتثال
سير العمل والاعتمادات
البحث والاسترجاع
إدارة الإصدارات والسجلات
التكامل وواجهات برمجة التطبيقات
التقارير وسجلات النشاط
